課題の解決

【Hiramekiバグリスト活用法】3分間TODOでタスクを可視化しよう!

ポイント

  • 仕事が苦しい人のタスク管理方法
  • 頭のモヤモヤを解決する方法

今回は仕事における頭のモヤモヤを解消する3つのプロセスとツールについてご紹介します。

皆さんは、「仕事量が多すぎてタスク整理するのも時間がかかる」と感じたことはありませんか?
今日やることを仕事が始まってから考える人は少なくないと思いますが、
それは自分にとっても良くないことかもしれません。

仕事の悩みの多くは〇〇ができてないことが原因

誰しも仕事の段取りが悪いと言われたくはありませんが、
上司から指摘されたことのある人もいるかもしれません。

段取りが悪い人は何をどうしたら良いのでしょうか?

まず、仕事は基本的には「一度覚えてしまえば何度も繰り返せる」と考えてください。

仕事の段取りが悪いと言われる、自分で思うという人は仕事のやり方が腑に落ちていません。
うまく仕事ができないという人は、仕事について考えすぎて動けなくなっているか、
考えなさすぎているかどのどちらかです。

基本的には、仕事は過去の反復によってすすめることができるのです。
芸術家や経営者や研究者というフロンティアを切り開く活動をしている人であっても、
周囲の人の作品やビジネス、研究を参考にしながら独自の仕事を作り上げていますが、
世の中の大多数の仕事はそれをするまでもなく、成功している人の真似をすれば良い成果があがります。

ビジネスが分業をすすめることで成り立つのは、仕事の内容にある程度再現性があるからです。

もし、自分は仕事に向いていないと思ったら、確かにそうかも知れませんが、
それよりも、周囲のできる人のマネをしてみてください。仕事というのはその程度のものです。
あまり考えず、得意な仕事をルーティンにできれば、自分にとっても会社にとってもひとまず幸せです。

さて、今回の結論、繰り返しになりますが、
仕事の段取りが悪いというのはどういうことかというと、
「その仕事で必要なやり方がルーティーンにまで定着していない状態」ということになります。

まだ腑に落ちていないと言う人はイメージしてみてください。

皮膚科の先生が心臓外科の現場にいてもほとんど役に立ちません。
しかし、アトピーや皮膚病に悩む患者さんにとっては心臓外科よりも役立ちます。

ここで伝えたいことは、その仕事によって最も効果的にこなすためのやり方があるということ。
そして、その今まで身につけたやり方(経験)をルーティーンにすることが大切ということです。

仕事をするとき要求されていることの本質とは?

どのような仕事も目的があります。これは遊びにはない仕事らしさの一つです。
つまり、目的がある庭の掃除やゴミ拾いも仕事と言えます。

一方で、一般的に言う仕事は「ビジネス」を指していることが多いです。
つまり「価値を作って対価を得ること」をビジネスと定義することができるでしょう。

このとき仕事は必ず目的があり、誰かが対価を支払うための最低条件が決められています。

そう、ビジネスとしての仕事は誰かが対価を支払う条件があるということです。
それは多くは「いついつまでに何をする」という形として決められています。

一番最初に理解しておくことは「その仕事は何をいつまでにするか」ということです。
次にその仕事を達成するためにどのように進めれば良いのかを考えましょう。

それが仕事に求められる最も大切な考え方です。

一日の仕事を絞るための効率的な方法とは?

さて、前置きが長くなりましたが本題です。
今日も仕事が始まりました。

このとき皆さんは何を考えて仕事に取り掛かりますか?
仕事を始めたとき、なんとなくメールを見たり溜まっている書類の確認からはじめましたか?

この方法は仕事ができない人の一日の始め方です。

トッププロのスポーツ選手は朝グラウンドに来て今日何をするか考えることはありません。
目的があるのでそれを達成するために一日、一時間で何をするか分解して計画を立てています。

職場のデスクについてから何をするか考えていたら無駄な仕事になる可能性が高まります。
仕事はあくまで目的があるので、それを達成するために一日を計画することが大切です。

そうは言ってもわざわざ事前に予定を立てて仕事をするというのは難しいことです。
おすすめする方法は「3分で今日のやるべきことを思い出す」ということです。

やり方は簡単です。予めカレンダーに予定が入っているのであればそれを遂行すればいいですが、
適当にカレンダーに予定を入れておくより、今やるべきことをやったほうが良いはずです。

それなら、まず一日の始まりにデスクについてから一呼吸おいて、それからタスク整理するのです。
このとき必ず目的を念頭に置いて、その日付にやらなければならないことをイメージします。

大切なポイントは、やるべきことというのは思い出すだけでなく、必ず書き出すということです。

大切なことは一度頭を空っぽにすることです。
仕事や家庭のことなんでもありです。

とにかく自分が考えていることは書き出す。
解決する方法はまた後で考えればいいので考えないことが大切です。

3分間とにかく、一生懸命にやるべきことを書き出してください。

バグリストを活用したシンプルなタスク整理法

これを実行するとき「3分間デスクでメモ用紙に書きなぐる」という方法ももちろん良いのですが、もっとスマートで使いやすいツールがあります。それがhiramekiです。

hiramekiはアイデア発想法の一つであるバグリストをWebアプリに置き換えたサービスです。このサービスは至極シンプルで、ルームを作成し、一人もしくは複数人でとにかく時間内に書き出すための場を提供しています。

バグリストとは「日常の不愉快なことをジャンル問わず書き出してみる手法」のことです。ここから新たな改善の種をみつけることができます。バグリストの使い方はこちらを参照してください。

今回はこの仕事上のタスクリストを最速で作るためにバグリストを活用してみましょう。

ある意味、仕事も「世の中に存在するバグを対価と引き換えに解消する」ことと言えますから、仕事をバグと捉えて思いっきり書き出すことは、本来のバグリストの使い方であるとも言えるかもしれません。

Hiramekiバグリストはこちら!

 

 

次に「すぐ試してみる」ボタンをクリックするか、ページ最下部までスクロールしてください。

「バグリスト名」に「今日のタスク」などと入力し、「作成」をクリックしましょう。

ページ下部のテキスト入力スペースに、今頭にあるタスクすべてを大小問わず入力していきます。
ページ中央のタイマーで「3分」を選び、開始ボタンをクリックするとカウントダウンが始まります。

カウントダウンが終わると自動的に「バグリストを送信しました」というポップアップウィンドウが表示されます。これは「OK」を押して消してください。次に青くなっている「表示」ボタンを押します。

次に上記の画面に切り替わったら「表示する」ボタンを押します。
今回は自分だけに先程入力したバグリストが表示されます。

どうでしょうか?先程入力したバグリストが一覧になって出てきましたね。
打ち間違いや途中入力などのよくわからないものだけを削除します。

バグリストは一度頭からその時あるものをすべて吐き出すということが大切ですから、ここで気に入らないバグを消したりはせずに「これはその瞬間自分に思い浮かんだものだから大切にしよう」と考えます。

「完了」をクリックすると自動的にバグリストは保存されます。
「バグリスト共有URL」の下のリンクをクリックするとバグリストが一覧表になっています。

現在のhiramekiバグリストではページを作成することまでしかできませんが、これは印刷すると便利です。スマートフォンからもブラウザベースで利用できるので、プリンターのダイレクト印刷を設定しておけば、行きの電車でスマートフォンからバグリストを作成しておき、会社でスマホから印刷をすることもできます。

デジタルのタスク管理ツールはたくさんありますが、やはりメモできる紙は便利だと感じることが多いので、バグリストと紙のコラボはおすすめしたい方法です。

またhiramekiバグリストは近日中にGoogleアカウントでログインしてバグリストを作成することで自分のマイページを持つことができたり、TrelloやTODOリストと連携して、タスクリスト作成ツールとしても使えるようになる予定です。

まとめ

  • 仕事の段取りが悪いというのは「その仕事で必要なやり方がルーティーンにまで定着していない状態」
  • 仕事は必ず目的があり、誰かが対価を支払うための条件がある
  • 世界一簡単でおすすめするタスク作成方法はデスクについたら3分で今日のやるべきことを思い出すこと
  • 仕事をすることは誰かのバグを対価をもらって解決すること
  • hiramekiのバグリストを使ってPCやスマホから簡単にタスク整理ができる

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